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Vorschrift
Normgeber:Ministerium für Inneres und Sport
Aktenzeichen:42.99-19120/20-03-2
Erlassdatum:22.07.2021
Fassung vom:22.07.2021
Gültig ab:12.08.2021
Gültig bis:31.12.2026
Quelle:Wappen Niedersachsen
Gliederungs-Nr:29100
Normen:32016R0679, 31995L0046, § 20 NDSG, § 2 Nds. AG ZensG 2022, § 19 ZensG 2021
Fundstelle:Nds. MBl. 2021, 1285
Verwaltungsvorschriften zum Niedersächsischen Ausführungsgesetz zum Zensusgesetz 2022 (VV-Nds. AG ZensG 2022)

Verwaltungsvorschriften
zum Niedersächsischen Ausführungsgesetz zum
Zensusgesetz 2022
(VV-Nds. AG ZensG 2022)



RdErl. d. MI v. 22. 7. 2021
— 42.99-19120/20-03-2 —



— VORIS 29100 —



Fundstelle: Nds. MBl. 2021 Nr. 32, S. 1285



Die nach § 2 Abs. 1 Nds. AG ZensG 2022 vom 28. 4. 2021 (Nds. GVBl. S. 234) zuständigen Gemeinden und Landkreise (Kommunen) haben zur Erfüllung ihrer Aufgaben im erforderlichen Umfang örtliche Erhebungsstellen einzurichten. Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben haben sie die statistische Geheimhaltung zu gewährleisten. Zur Konkretisierung dieser rechtlichen Anforderung und zur einheitlichen Handhabung werden die nachstehenden Verwaltungsvorschriften gemäß § 2 Abs. 4 Nds. AG ZensG 2022 erlassen. Diese enthalten im Wesentlichen Ausführungen zu den näheren Anforderungen, die an die Abschottung der Erhebungsstellen zu stellen sind.



1.


1.1 Für jede Erhebungsstelle sind eine Leitung sowie deren Stellvertretung zu bestellen. Die Leitung hat insbesondere die vorbereitenden Maßnahmen zur Erfüllung der Aufgaben der Erhebungsstelle zu veranlassen. Sie verantwortet die Durchführung der Erhebungen. Sie nimmt die Vorgesetztenfunktion über das Personal der Erhebungsstelle wahr und steuert den Einsatz der Erhebungsbeauftragten.



1.2 Die Leitung der Erhebungsstelle und deren Stellvertretung werden von der Hauptverwaltungsbeamtin oder von dem Hauptverwaltungsbeamten der Kommune bestimmt. Die Leitung untersteht ihr oder ihm unmittelbar, es sei denn, sie oder er unterstellt die Leitung der Erhebungsstelle einer anderen Person des Leitungspersonals der Kommune.



2.


2.1 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen müssen Gewähr für Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit bieten. Sie sind vor ihrem Einsatz über die Beachtung und Einhaltung der gesetzlichen Ge- und Verbote zur Sicherung des Datenschutzes zu belehren und entsprechend der Regelung in § 19 Abs. 3 ZensG 2022 auf die Wahrung des Statistikgeheimnisses schriftlich zu verpflichten.



2.2 Die in den Erhebungsstellen tätigen Personen dürfen die aus ihrer Tätigkeit gewonnenen Erkenntnisse über Auskunftspflichtige während und nach Beendigung ihrer Tätigkeit in der Erhebungsstelle nicht in anderen Verfahren oder für andere Zwecke verarbeiten. Das hier inbegriffene Offenbarungsverbot greift auch gegenüber Vorgesetzten, die nicht in der Erhebungsstelle tätig sind.



2.3 Die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte, deren Stellvertretung oder die nach Nummer 1.2 Satz 2 bestimmte Person des Leitungspersonals dürfen keinen Einblick in statistische Einzelangaben nehmen.



3.


3.1 Die Erhebungsstellen sind für die Dauer der Bearbeitung und Aufbewahrung von statistischen Einzelangaben personell, organisatorisch, technisch und räumlich von anderen Verwaltungsstellen zu trennen.



3.2 Die in der Erhebungsstelle tätigen Personen (Erhebungsstellenleitung und Sachbearbeitung) dürfen während der Tätigkeit nicht zugleich, d. h. solange und soweit sie Zugang zu statistischen Einzelangaben haben, mit anderen Aufgaben des Verwaltungsvollzugs betraut werden. Sie dürfen insbesondere nicht gleichzeitig Zugriff auf verschiedene Datenbestände haben.



3.3 Der Wechsel kommunaler Bediensteter von ihrem zugewiesenen Arbeitsplatz in der Erhebungsstelle in den (normalen) Verwaltungsdienst ist jedoch nicht von vornherein ausgeschlossen. Die Festlegung der Zeiten, die den Tätigkeiten in der Erhebungsstelle vorbehalten sind, ist in das pflichtgemäße Ermessen der Leitung der Erhebungsstelle gestellt. Die Zeiträume sind mit Blick auf den für die Erhebungsstelle zu erwartenden Geschäftsanfall sowie unter besonderer Berücksichtigung der Verfahrensregelungen im Übrigen wie auch unter Gesichtspunkten der Praktikabilität zu bestimmen. Die Grenze des Zulässigen ist dann überschritten, wenn sich die Tätigkeitsbereiche so berühren, dass eine Vermischung der Tätigkeiten und der dabei gewonnenen Erkenntnisse naheliegt.



3.4 Obliegt die Durchführung von Verwaltungsvollstreckungsverfahren, Bußgeldverfahren und gerichtlichen Verfahren nicht der Erhebungsstelle, so darf diese den hierfür zuständigen Verwaltungsstellen der Kommunen die für die Durchführung dieser Verfahren notwendigen Angaben über den Umfang der Auskunftsverweigerung mitteilen. Notwendig sind in diesem Sinne Angaben, die zur Durchführung dieser Aufgaben unerlässlich sind. Diese Angaben unterliegen dem Zweckbindungs- und Geheimhaltungsgebot. Statistische Einzelangaben dürfen nicht mitgeteilt werden. Für die mit der Verwaltungsvollstreckung, mit Bußgeldverfahren und der Durchführung gerichtlicher Verfahren im Zusammenhang mit der Durchführung des Zensus 2022 betrauten Personen gilt Nummer 2.2 entsprechend.



4.


4.1 Die Erhebungsstellen sind gegen den Zutritt unbefugter Personen hinreichend zu schützen. Sie sind in eigenen Räumen unterzubringen, wobei ein eigenes Gebäude nicht erforderlich ist. Zutritt zu den Räumen der Erhebungsstelle haben nur die dort tätigen, die in Nummer 1.2 genannten und die für die Fachaufsicht zuständigen Personen.



4.2 Die Befugnisse der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz nach § 20 Abs. 4 NDSG bleiben hiervon unberührt. Ihr ist insbesondere Zugang zu den Diensträumen, einschließlich aller Datenverarbeitungsanlagen und -geräte sowie zu Verfahrensverzeichnissen und Dokumentationen zu gewähren, die sie zur Ausübung der Kontrollbefugnis für erforderlich hält.



4.3 Ausgenommen von dem Zutrittsverbot sind auch sonstige amtliche Stellen, die zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben ein Zutrittsrecht haben, wie insbesondere Gefahrenabwehr- und Polizeibehörden, Feuerwehr sowie Rettungsdienste in Not- oder Unglücksfällen. Sicherzustellen ist, dass diese Personen — soweit möglich — keinen Einblick in Unterlagen nehmen, die statistische Einzelangaben enthalten.



4.4 Technisches Personal (z. B. Reinigungskräfte, Handwerkerinnen und Handwerker oder datenverarbeitendes Personal) darf den abgeschotteten Bereich der Erhebungsstelle nur betreten, wenn durch anwesendes Personal der Erhebungsstelle oder auf andere Weise sichergestellt ist, dass keine Kenntnis von Einzelangaben genommen werden kann.



4.5 Auskunftspflichtige und Erhebungsbeauftragte dürfen für mündliche Anfragen sowie zur Abholung oder Abgabe schriftlicher Erhebungsunterlagen lediglich Zutritt zu einem Auskunftsbereich haben, der räumlich so vom abgeschotteten Bereich der Erhebungsstelle getrennt ist, dass sie keine Kenntnis über erhobene Daten nehmen können. Diesen Anforderungen kann auch eine Abtrennung mittels Trennwänden genügen, wenn und soweit dadurch die Geheimhaltung statistischer Daten gewährleistet ist.



5.


5.1 Für die Erhebungsstelle sind zur organisatorischen Trennung von anderen Verwaltungsstellen und zur Sicherung der statistischen Geheimhaltung eigene Posteingänge einzurichten. Dies umfasst die Bereitstellung eines eigenen elektronischen Postfachs, aus dem nur autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Erhebungsstelle die Eingänge abholen können, sowie einer eigenen Postanschrift für schriftliche Unterlagen.



5.2 Alle schriftlichen Eingänge, die für die Erhebungsstelle bestimmt sind, sind dieser unverzüglich und ungeöffnet zuzuleiten. Fehlgeleitete Eingänge müssen der zuständigen Erhebungsstelle unmittelbar und unverzüglich in einem geschlossenen Umschlag zugeleitet werden, wobei der Umschlag entsprechend zu kennzeichnen ist. Bei Einrichtung von besonderen Postfächern in den Poststellen der Kommunen ist sicherzustellen, dass die Erhebungsunterlagen in den Poststellen sicher unter Verschluss und nur für befugte Personen zugänglich aufbewahrt werden.



5.3 Die Erhebungsstellen haben alle Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, sicher aufzubewahren. Sie haben durch geeignete Vorkehrungen dafür Sorge zu tragen, dass die Erhebungsunterlagen während und außerhalb der Dienstzeit Unbefugten nicht zugänglich sind, z. B. durch Lagerung der Erhebungsunterlagen ausschließlich in den Räumlichkeiten der Erhebungsstelle und Sicherung dieser Räumlichkeiten oder Verwahrung der Erhebungsunterlagen in besonders gesicherten Schränken.



5.4 Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, dürfen nur vervielfältigt werden, wenn und soweit dies zur Durchführung eines gerichtlichen Verfahrens, eines Verwaltungsvollstreckungsverfahrens oder eines Bußgeldverfahrens erforderlich ist. Vervielfältigungen, die nicht mehr benötigt werden, sind zum frühestmöglichen Zeitpunkt datenschutzgerecht zu entsorgen.



5.5 Die Erhebungsstellen haben die Erhebungsunterlagen, die Einzelangaben enthalten, fristgerecht zur Abholung durch die Landesstatistikbehörde bereitzustellen oder an diese entsprechend den Arbeitsanleitungen oder Weisungen zu übersenden.



6.


6.1 Die Arbeitsplatzrechner, auf denen die Einzelangaben verarbeitet werden, müssen in den Räumlichkeiten der Erhebungsstelle stehen und dürfen nur für Aufgaben der Erhebungsstelle benutzt werden. Mittels der Rechner der Erhebungsstelle darf nicht auf andere kommunale Verwaltungsverfahren zugegriffen werden können. Der Zugriff auf Daten und Programme der Erhebungsstelle ist auf die in der Erhebungsstelle befindlichen Rechner zu beschränken und durch geeignete Maßnahmen wie Benutzerkennung und Passwort zu schützen.



6.2 Die Arbeitsplatzrechner sind zur Erreichung der Erhebungsunterstützungssysteme an ein Kommunikationsnetz anzuschließen. Dabei ist durch organisatorische und technische Maßnahmen der Abschottung ein Zugriff unbefugter Dritter über das Kommunikationsnetz auf Daten und Programme der Erhebungsstelle auszuschließen.



Es ist sicherzustellen, dass die Verknüpfung oder Vermischung der Daten der Erhebungsstelle mit Daten anderer Organisationseinheiten der Kommunalverwaltung ausgeschlossen ist.



6.3 Das Personal der Erhebungsstelle darf keine Administrationsrechte auf den Endgeräten besitzen.



6.4 Einzelangaben dürfen nur ausgedruckt werden, wenn dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Ausdrucke dürfen nur in der Erhebungsstelle auf gesondert angeschlossenen Geräten erstellt werden, müssen in der Erhebungsstelle verbleiben und wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind, datenschutzgerecht entsorgt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die erhobenen Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind.



6.5 Bei einer Anbindung an kommunale Zahlungs- und Vollstreckungsverfahren anderer Verwaltungsstellen darf der Datentransfer nur von der Erhebungsstelle initiiert werden. Das Personal der Erhebungsstelle ist darin zu unterweisen, welche Verwaltungsdaten über diesen Weg an die verantwortlichen Stellen der Kommune übermittelt werden dürfen.



7.


Der Geschäftsbetrieb und die Maßnahmen der Abschottung der Erhebungsstelle sind entsprechend der Anforderungen der Landesstatistikbehörde in einer besonderen Dienstanweisung für die Erhebungsstelle mit folgenden Inhalten zu regeln:



Bestimmung der Räumlichkeiten für die Erhebungsstelle,


Maßnahmen zur Sicherung dieser Räumlichkeiten gegen unbefugten Zutritt,


Zugangsberechtigung zu den Räumlichkeiten der Erhebungsstelle,


Maßnahmen zur Kontrolle der Zugangsberechtigung,


Geschäftsverteilung (einschließlich der Festlegung von Regelungen zum Arbeitsplatzwechsel des in der Erhebungsstelle tätigen Personals nach Nummer 3.3), Vertretung und Dienstaufsicht in der Erhebungsstelle,


Maßnahmen zur Sicherung der Erhebungsunterlagen,


organisatorische, personelle und technische Maßnahmen des Datenschutzes bei der Verarbeitung von Einzelangaben, soweit die Sicherungsvorkehrungen im Zuständigkeitsbereich der Kommune zu treffen sind.


8.


Für die Dauer der angestrebten Ergebnisbereitstellung 18 Monate nach Zensusstichtag wird die Wahrnehmung der Betroffenenrechte nach den Artikeln 15, 16, 18 und 21 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. 4. 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. EU Nr. L 119 S. 1; Nr. L 314 S. 72; 2018 Nr. L 127 S. 2; 2021 Nr. L 74 S. 35) — im Folgenden: DS-GVO — bei der Durchführung des Zensus 2022 i. S. von Artikel 89 Abs. 2 DS-GVO ausgeschlossen. Die Geltendmachung dieser Rechte würde voraussichtlich die fristgemäße und vollständige Durchführung des Zensus 2022 ernsthaft beeinträchtigen und damit die Erfüllung der Zwecke des Zensus gefährden.



9.


Nach der Einstellung des regelmäßigen oder nur zeitweisen Betriebs der Erhebungsstelle kann diese — bis zum endgültigen Abschluss der Erhebung — wiederaufleben, etwa für notwendig werdende Rückfragen. Sie ist erst nach Weisung der Landesstatistikbehörde endgültig aufzulösen.



Nach Auflösung der Erhebungsstelle sind noch vorhandene Erhebungsunterlagen zu vernichten und Daten von Datenträgern wirksam zu löschen. Die Vernichtung und Löschung sind datenschutzgerecht vorzunehmen. Es ist sicherzustellen, dass die erhobenen Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind.



Die Vernichtung und Löschung sind der Landesstatistikbehörde mitzuteilen.



10.


Dieser RdErl. tritt am 12. 8. 2021 in Kraft und mit Ablauf des 31. 12. 2026 außer Kraft.



An die
Region Hannover, Landkreise und Gemeinden

 


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